30.01.2023 - 5.1 Digitalisierung Wasserakten

Herr Orschekowski berichtet, dass es aktuell circa 20.000 Akten gebe, die nie digitalisiert worden seien. Daher sollen diese nun in einem ersten Schritt digitalisiert werden, damit man sie dann in die Datenbank überführen könne. Hier sei man mittlerweile auch einen Schritt weiter und werde hierzu die Kanaldatenbank Barthauer nutzen, die bereits bei allen anderen Dingen, die mit dem Abwasser zu tun haben, bei der Kreisstadt Homburg im Einsatz sei.

 

Er erklärt, dass die Wasserakten hierzu eingescannt werden müssten. Man habe daher auch Angebote bei externen Dienstleistern eingeholt. Aufgrund der Kosten hierfür habe man sich allerdings entschlossen, im Haus für zwei Jahre eine Scanstelle einzurichten, die diese Arbeiten erledigen solle. Dies sei auch datenschutzrechtlich die sicherere Variante, da die Daten nicht außer Haus gegeben werden müssten. Da die Akten persönliche Angaben enthielten, wären auch hier die Anforderungen an externe Dienstleister groß gewesen, was die Einhaltung des Datenschutzes angehe. Das genaue Modell möchte er in einer der kommenden Sitzungen präsentieren.

 

AM Marc Piazolo erkundigt sich nach den Kosten für die dafür zu besetzende Stelle.

Herr Orschekowski entgegnet, dass es sich hierbei um eine Stelle in der E3 handele, was pro Jahr Kosten in Höhe von 36.000 € entspräche, so dass diese Lösung doch deutlich günstiger sei.

 

AM Melanie Loew möchte wissen, wie lange ein externes Unternehmen brauchen würde, um die Akten zu digitalisieren. Herr Orschekowski sagt, die Angaben hierzu variierten je nach Unternehmen stark, lägen aber zwischen drei Monaten und eineinhalb Jahren.

 

Herr Orschekowski erklärt, darüber hinaus würden bereits im Vorhinein die notwendigen Grundstücksdaten in die Datenbank eingepflegt, welche als Berechnungsgrundlage für die Niederschlagswassergebühren verwendet werden.

Demzufolge könne dann beim Einscannen einer Akte diese direkt dem richtigen Vorgang hinzugefügt werden.

 

Die hierfür notwendige Stelle sei eine auf zwei Jahre befristete Stelle, weshalb diese nicht im Stellenplan ausgewiesen sei.