Informationsvorlage - 2023/0241/100

Gemäß § 18 Abs. 4 GO werden jedem Ratsmitglied alle Sitzungsunterlagen zu Stadtrat und Ausschüssen rechtzeitig zugestellt. Dabei kann die Verfügbarkeit über elektronische Abrufmöglichkeiten nur im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgen.

 

Ein Auszug aus dem „Merkblatt des Landesbeauftragten für Datenschutz zur Behandlung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied eines kommunalen Vertretungsorgans“ ist der Geschäftsordnung als Anlage beigefügt.

Dieses Merkblatt wurde vom Unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland zwischenzeitlich überarbeitet und hinsichtlich der geltenden Rechtslage (Stand Januar 2020) aktualisiert.

Zu beachten ist jedoch, dass die Neuregelung des § 40 KSVG (in Kraft seit 18.12.2020) in den Ausführungen unter Ziffer 6 „Liveübertragung (Streaming) von Ratssitzungen über das Internet“ noch nicht berücksichtigt ist (siehe Randbemerkung zu Ziffer 6 im Merkblatt).

 

Wie unter Ziffer 3.1.3 „Löschung von Personaldaten aus RIS / Vernichtung der Unterlagen nach Beschlussfassung“ ausgeführt, dürfen Personal- und Bewerberinformationen nach erfolgter Beschlussfassung den Mitgliedern des Gemeinderats unter keinen Umständen weiterhin frei zugänglich sein, auch nicht den Entscheidungsträgern in dieser Angelegenheit. Wird eine Personalentscheidung durch das zuständige Gremium getroffen, so sind die von der Kommunalverwaltung dem Gremium hierfür zur Verfügung gestellten Daten unverzüglich zu löschen.

Folglich wird die Zugriffsmöglichkeit auf die Unterlagen nichtöffentlicher Sitzungsteile, die Personal- und Bewerberinformationen enthalten, künftig nach Genehmigung der Niederschrift beendet.

Den einzelnen Gremienmitgliedern obliegt die Pflicht, personenbezogene Daten in physischer und elektronischer Form (Ausdrucke, Abschriften, Kopien, Dateien etc.) unwiederbringlich zu vernichten.

 

Für den Fall, dass ein Mitglied des Personalausschusses an der Sitzungsteilnahme verhindert ist, erhält das vertretende Ratsmitglied vom Sitzungsdienst über die Kennung „PA-Vertretung“ und die Übermittlung eines temporären Passwortes Zugang zu den Sitzungsunterlagen der jeweiligen Sitzung. Das Passwort wird vom Sitzungsdienst nach jeder Sitzung geändert. (s. Randziffer 3.4 des Merkblatts).

 

Gemäß Ziffer 4 „Aufbewahrung / Vernichtung von Ratsunterlagen“ ist die Löschung von (personenbezogenen) Daten und damit die Vernichtung von Unterlagen (mit personenbezogenen Daten) zwingend vorgeschrieben, wenn diese für die Aufgabenerfüllung als Mitglied des Gemeinderats nicht mehr benötigt werden. Ist eine Beschlussfassung in einer Angelegenheit erfolgt, so endet hiermit die Aufgabenzuständigkeit des Gemeinderats sowie seiner Mitglieder in dieser Angelegenheit. Werden die Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt, so sind sie, unter Festlegung eines neuen Verarbeitungszwecks, durch das sodann berufene Entscheidungsgremium erneut von der Verwaltung anzufordern.

Ausnahmeregelung: Personenbezogene Daten betreffend Vorgänge der laufenden Wahlperiode dürfen nach Erledigung im Gemeinderat vielmehr nur dann weiterhin im RIS zur Verfügung gestellt werden, wenn es sich nicht um Bewerber- und Personaldaten handelt (bspw. Vergabeunterlagen, Grundstücksangelegenheiten), die Angelegenheit für die künftige Ratstätigkeit von Bedeutung sein kann und sich eine Anonymisierung der Vorgangs- und Protokolldaten für die Gemeindeverwaltung als unverhältnismäßig darstellt.

 

Personenbezogene Daten aus vergangenen Wahlperioden sind mit den Neuwahlen generell und vollständig zu entfernen oder zu anonymisieren.

Nicht mehr benötigte Vorlagen mit personenbezogenen Daten sollten bereits unmittelbar nach der Sitzung der Verwaltung zur ordnungsgemäßen Vernichtung übergeben werden. Spätestens mit Ende des Mandats sind sämtliche Unterlagen sicher und unwiederbringlich zu vernichten.

Der Zugriff auf nichtöffentliche Sitzungsunterlagen wird somit auf die laufende Wahlperiode des Stadtrates begrenzt.

 

Die Anlage zur Geschäftsordnung „Auszug aus dem Merkblatt des Landesbeauftragten für Datenschutz zur Behandlung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied eines kommunalen Vertretungsorgans“ wird durch das „Merkblatt zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit der Gremienarbeit in kommunalen Vertretungsorganen (Stand 2020)“ ersetzt.